Политика обработки персональных данных
1.1. Настоящая Политика по обработке персональных данных (далее - Положение) разработана в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Конституцией Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом «О персональных данных»
1.2. Цель разработки Политики :
определение порядка обработки персональных данных работников, клиентов Организации и иных субъектов персональных данных, персональные данные которых подлежат обработке, на основании полномочий оператора;
обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина, в т.ч. работника Организации, при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, а также установление ответственности должностных лиц, имеющих доступ к персональным данным, за невыполнение требований норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных.
обеспечение работы сервисов веб-сайтов и сбор статистики посещения веб-сайтов, а также вывод релевантной рекламы
подбор кандидатов на работу в Организации;
осуществление информационной рассылки
обеспечение соблюдения законодательства РФ (в т.ч. исполнение судебных актов);
осуществление прав и законных интересов Организации или третьих лиц, либо достижение общественно значимых целей.
Данная политика действует в отношении всех персональных данных (далее – данные), которые Организация может получить от субъекта персональных данных, являющегося стороной по гражданско-правовому договору, от пользователя сети Интернет (далее – Пользователь) во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ, продуктов или услуг, а также от субъекта персональных данных, состоящего с Оператором в отношениях, регулируемых трудовым законодательством.
1.3. Настоящая Политика вступает в силу с момента его утверждения руководителем Организации и действует бессрочно, до замены его новым Положением.
1.4. Все изменения в Политику вносятся приказом.
2. Основные понятия и состав персональных данных
2.1. Для целей настоящего Политики используются следующие основные понятия:
персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации субъекту персональных данных, в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы.
обработка персональных данных - сбор, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передача), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных;
конфиденциальность персональных данных - обязательное для соблюдения назначенного ответственного лица, получившего доступ к персональным данным , требование не допускать их распространения без согласия субъекта персональных данных или иного законного основания;
распространение персональных данных - действия, направленные на передачу персональных данных определенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным каким-либо иным способом;
использование персональных данных - действия (операции) с персональными данными, совершаемые должностным лицом Организации в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных либо иным образом затрагивающих их права и свободы или права и свободы других лиц;
блокирование персональных данных - временное прекращение сбора, систематизации, накопления, использования, распространения персональных данных работников, в том числе их передачи;
уничтожение персональных данных - действия, в результате которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных или в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;
обезличивание персональных данных - действия, в результате которых невозможно определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту;
общедоступные персональные данные - персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен с согласия субъекта персональных данных или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности.
информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.
документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее материальный носитель.
Оператор – организация, самостоятельно или совместно с другими лицами организующая обработку персональных данных, а также определяющая цели обработки персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными. Оператором является лица, которым субъектом персональных данных предоставлено право на обработку персональных данных, в соответствии с согласием.
3. Сбор, обработка и защита персональных данных
3.1. Порядок получения персональных данных.
3.1.1. Все персональные данные следует получать от самого субъекта. Если персональные данные субъекта можно получить только у третьей стороны, то субъект должен быть уведомлен об этом или от него должно быть получено согласие.
3.1.2. Оператор должен сообщить субъекту о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, характере подлежащих получению персональных данных, перечне действий с персональными данными, сроке, в течение которого действует согласие, и порядке его отзыва, а также о последствиях отказа субъекта дать письменное согласие на их получение.
4. Обработка персональных данных.
4.1. Обработка персональных данных осуществляется:
с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных;
в случаях, когда обработка персональных данных необходима для осуществления и выполнения возложенных законодательством РФ функций, полномочий и обязанностей;
в случаях, когда осуществляется обработка персональных данных, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных либо по его просьбе (далее – персональные данные, сделанные общедоступными субъектом персональных данных).
4.2. Цели обработки персональных данных:
Обеспечение соблюдения законов, иных нормативно-правовых актов, проведения исследований рынка и опросов клиентов, направленных на улучшение качества товаров и оказываемых услуг по ремонту и техническому обслуживанию автомобилей, принадлежащих клиентам; проведение маркетинговых программ, статистических исследований, а также для продвижения товаров, в том числе путем осуществления прямых контактов с клиентами с помощью различных средств связи; исполнение договоров, заключенных с клиентами; проведение расчетов с клиентами; выполнение трудовых обязательств (обеспечения кадровой работы, подбор кадров, ведение личных дел сотрудников, начисление заработной платы, содействие работникам в трудоустройстве, получения образования, обучения и продвижения по службе); работа с жалобами, заявлениями граждан; подбора сотрудников; ведения кадрового учета сотрудников; ведения налоговой отчётности и осуществление взаиморасчётов с сотрудниками; направления сотрудников в командировки; оказания помощи в оформлении приглашений, разрешений на работу, рабочих и деловых виз для сотрудников; оформления полисов добровольного и обязательного медицинского страхования, и страхования от несчастных случаев на производстве для сотрудников; проведения медицинских осмотров сотрудников; ведения локальных и (или) общедоступных справочников сотрудников; ведение кадрового резерва; управления физическим доступом на территорию и в помещения оператора; обеспечения личной безопасности сотрудников; контроля количества и качества выполняемой работы; обеспечения сохранности имущества; содействия работникам в получении образования и продвижении по службе; управления логическим доступом к системам оператора; предоставления сервиса корпоративной мобильной связи сотрудникам; ведения локальных и/или общедоступных справочников контрагентов, клиентов оператора; оформления доверенностей на сотрудников; оформления доверенностей на представителей контрагентов; заключения договоров с контрагентами; организации предоставления пропусков для контрагентов и посетителей; организации обучения работников оператора и контрагентов; управление логическим доступом сотрудников оператора и третьих лиц в системах оператора; осуществления мероприятий отзыва автомобилей для устранения дефектов; проведения и организации проведения маркетинговых программ, в том числе для продвижения товаров, работ и услуг на рынке; проведения и организации проведения статистических исследований, а также исследований, направленных на улучшение качества товаров и услуг; оказания или организации оказания услуг потребителям автомобилей марок, представляемых оператором на российском рынке.
4.3. Категории субъектов персональных данных.
физические лица, являющиеся потенциальными клиентами; физические лица, состоящие в договорных и иных гражданско-правовых отношениях; контрагенты (физические лица и представители юридических лиц); посетители; сотрудники и члены семьи сотрудников; соискатели; стажеры, практиканты граждане, претендующие на замещение вакантной должности; граждане, обратившиеся с жалобами, заявлениями; лица состоящие в договорных отношениях.
4.4. Персональные данные, обрабатываемые Оператором:
данные, полученные при осуществлении трудовых отношений, данные, осуществления отбора кандидатов на работу, при осуществлении гражданско-правовых отношений, пот пользователей с помощью интернет-ресурса; биометрические персональные данные; фамилия, имя, отчество, дата рождения, место рождения, адрес, семейное положение, социальное положение, пол, имущественное положение, образование, профессия, доходы, состояние здоровья; реквизиты документов, удостоверяющих личность; табельный номер; ИНН; номер свидетельства государственного пенсионного страхования; полис обязательного медицинского страхования; сведения об отношении к воинской службе; гражданство; сведения о дате выдачи, сроке действия, серии, номере загранпаспорта, органе, выдавшем загранпаспорт; номер миграционной карты, сведения о сроке пребывания (для иностранных граждан); сведения о ближайших родственниках ; свидетельства о рождении, заключении (расторжении) брака, свидетельства об изменении фамилии, имени, отчества, водительского удостоверения; номер домашнего телефона; номер мобильного телефона; рабочий адрес электронной почты; сведения о курсах повышения квалификации; сведения о владении иностранными языками; сведения о трудовом стаже и трудовой деятельности, включая даты, места работы и занимаемые должности; сведения о налоговых вычетах; сведения водительского удостоверения; сведения о банке, в котором субъект взял кредит на покупку автомобиля; сведения об автомобиле: VIN номер автомобиля, государственный номер автомобиля, марка, модель, год выпуска, дата приобретения; сведения о владельце автомобиля; сведения о проведении свободного времени, хобби, предпочитаемых журналах, радиостанциях, интернет-сайтах, телеканалах; фото-/видеоизображение;
4.5. Обработка персональных данных ведется:
с использованием средств автоматизации;
без использования средств автоматизации.
5. Передача и хранение персональных данных
5.1. При передаче персональных данных Организация должна соблюдать следующие требования:
5.1.1. Не сообщать персональные данные третьей стороне без письменного согласия субъекта, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом.
5.1.2. Не сообщать персональные данные в коммерческих целях без его письменного согласия.
5.1.3. Предупредить лиц, получивших персональные данные, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получившие персональные данные, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности).
Разрешать доступ к персональным данным только специально уполномоченным лицам, установленных Приказом Организации, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные, которые необходимы для выполнения конкретной функции.
5.1.4. Осуществлять передачу персональных данных в пределах Организации в соответствии с настоящим Положением.
6. Хранение персональных данных.
6.1. Персональные данные субъектов могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение как на бумажных носителях, так и в электронном виде.
6.2. Персональные данные, зафиксированные на бумажных носителях, хранятся в запираемых шкафах либо в запираемых помещениях с ограниченным правом доступа.
6.3. Персональные данные субъектов, обрабатываемые с использованием средств автоматизации в разных целях, хранятся в разных папках.
6.4. Не допускается хранение и размещение документов, содержащих персональных данных, в открытых электронных каталогах (файлообменниках) в ИСПД.
6.5. Хранение персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, осуществляется не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.
7. Передача персональных данных.
7.1. Оператор передает персональные данные третьим лицам в следующих случаях:
субъект выразил свое согласие на такие действия;
передача предусмотрена российским или иным применимым законодательством в рамках установленной законодательством процедуры.
8. Основные права субъекта персональных данных и обязанности Оператора
8.1. Основные права субъекта персональных данных. Субъект имеет право на доступ к его персональным данным и следующим сведениям:
подтверждение факта обработки персональных данных Оператором;
правовые основания и цели обработки персональных данных;
цели и применяемые Оператором способы обработки персональных данных;
наименование и место нахождения Оператора, сведения о лицах (за исключением работников Оператора), которые имеют доступ к персональных данных или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с Оператором или на основании федерального закона;
сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных Федеральным законом;
наименование или фамилия, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Оператора, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;
обращение к Оператору и направление ему запросов;
обжалование действий или бездействия Оператора.
8.2. Обязанности Оператора.
при сборе персональных данных предоставить информацию об обработке персональных данных;
в случаях если персональные данные были получены не от субъекта персональных данных, уведомить субъекта;
при отказе в предоставлении персональных данных субъекту разъясняются последствия такого отказа;
опубликовать или иным образом обеспечить неограниченный доступ к документу, определяющему его политику в отношении обработки персональных данных, к сведениям о реализуемых требованиях к защите персональных данных;
принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;
давать ответы на запросы и обращения субъектов персональных данных, их представителей и уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных.
9. Система защиты персональных данных.
Безопасность персональных данных при их обработке в информационных системах обеспечивается с помощью системы защиты персональных данных, включающей организационные меры и средства защиты информации (в том числе шифровальные (криптографические), средства предотвращения несанкционированного доступа, утечки информации по техническим каналам, программно-технических воздействий на технические средства обработки персональных данных), а также используемые в информационной системе информационные технологии.
При обработке персональных данных в информационных системах Компании должно быть обеспечено:
Проведение мероприятий, направленных на предотвращение несанкционированного доступа к персональным данным и (или) передачи их лицам, не имеющим права доступа к такой информации.
Своевременное обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным.
Недопущение воздействия на технические средства автоматизированной обработки персональных данных, в результате которого может быть нарушено их функционирование.
Возможность незамедлительного восстановления персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним.
Постоянный контроль над обеспечением уровня защищенности персональных данных
10. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных
10.1. Работники Организации, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных субъекта, несут дисциплинарную административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.